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「中文盲用Office學習指南」出版紀事─Word篇

編者案:梁美儀畢業於國立政治大學哲學系,曾經歷高中教師、翻譯、網路公司主管,現為淡江大學盲生資源中心教育訓練講師、中華民國無障礙科技發展協會盲用電腦教師、台北市關懷盲人教育協會數學輔導志工及台北市立圖書館啟明分館志工。最近她和一位盲用電腦教師和一位資深視障電腦工程師,結合彼此的專長,共同撰寫完成《中文盲用Office學習指南》。這本書主要的目的是要讓盲人和重度視障者學習如何利用電腦輔具「視窗導盲鼠」來操作Office系列中的Excel、PowerPoint與Word,提升他們的就學就業能力,以期開拓更多的就業機會。

這本書主要是針對盲用電腦的學習者而寫,同時也可作為視障家長、老師在教學時的參考。書中內容包括:Excel基本概念、公式、函數、填滿、排序、篩選;PowerPoint的基本投影片製作、插入背景音樂、插入圖片、加上動畫;Word的基本文書編輯、美化文章、長文件的編排、簡易表格製作、合併列印以及其他常用的功能介紹,每個單元都附有範例,讓學習者跟著範例一步一步做,遣詞造句口語化並有詳細的解說,讓全盲者也能想像出當時的情境而能自我學習。本書同時附有圖片說明,可做為教師和家長在教導視障學生時的依據。

值得一提的是,梁美儀長期擔任義工,今年是她進入啟明圖書館擔任志工的第十一年,這十一年裡,她深切感受到視障朋友對電腦的求知若渴,後來也有機會參與職務再設計的工作,她實際看到視障朋友在職場上遭遇到的困難,深覺責任重大,也投入更多的時間去開發教材。

她認為視障者如果要有更多、更好的工作機會,電腦能力一定要提升,至少Office一定要會。然而放眼望去,視障界這方面的資訊很缺乏,相關的教材教法更是少之又少,也許有些視障者會使用函數、排序,但是基礎的概念卻完全沒有,因此她下定決心,從Office的教材做起。最先開發出來的是PowerPoint,看到學生在短短時間內就能完成精美的簡報,內心感到很安慰!而後再接再厲陸續完成Excel與Word的教材教法。

本刊已經刊登PowerPoint和Excel單元,這一期推出的是Word,作者要分享幕後書寫過程,以供大家參考。

文/梁美儀

Word是目前普徧被人使用的文書編輯軟體。有許多人甚至連「記事本」是甚麼都不知道。由於語音軟體支援度不高,加上Word格式變化多端,讓先天盲的視障朋友難以想像,因此,Word在早期幾乎可以說是盲用電腦的禁地。不過洪錫銘先生並不放棄,他要求我趕快把Word教材開發出來,他認為與其等待導盲鼠支援度較好後再來教Word,不如以教材領導導盲鼠的開發,也就是說先有教材,導盲鼠的支援再跟上來。就在這種情況下,我硬著頭皮努力測試Word的做法,首先剔除掉圖片與繪圖的部分,然後把可以教的全部列出來。

第一次開課時,我教學生使用履歷表精靈來製作自己的履歷表,我認為製作履歷表是很實用的課程。誰知道,在家中測的好好的履歷表精靈,到了中心的電腦上變成英文版本,鼠標也跳的不順,因此後來的教學,我就把這些可能會出狀況的部分也剔除掉,免得學生回家後碰到狀況無法自行排除。

另一個開始必教的是短篇文章的編排,起初我直接教Word的短文編排,後來發現許多學生連最基本的「記事本」文書編輯都不會,就算Word的短文編排再簡單,對他們來說還是困難重重,所以後來的教學我都會先教一遍「記事本」的基礎文書編輯,再帶到Word短文編排。

短文的編輯很簡單,一天的教學就可以解決,但是中心的課程有三天,這樣的內容份量太少了,再加上考慮到目前在大學和研究所求學的視障生不在少數,寫報告論文的頻率非常的高,總不能甚麼事都靠別人吧,教授長文件的編排有其必要性。

長文件乃至書籍的排版在Word來說,屬於進階課程,通常弱視電腦會先教段落格式、表格製作、插入圖片、文繞圖、文字藝術師、繪圖工具列。有多餘的時間或是學生有就業的需求才會教長文件的編排。我相信視障者有這個能力也有這個需要,因此把長文件的編排列入到教材中,只是視障者尤其是先天盲者在學習時必須要加上一些想像力,它不像Excel,一就是一,二就是二,可以清楚摸到,但在Word,縱然你設定好了格式,還是無法掌握到底製作出來的文件是甚麼樣子?對許多人來說心裡不是很踏實。但人總不能只活在自己的世界裡,想要有更好的工作,就必須要加倍努力,展現讓人信服的實力。剛開始學習也許成效不彰,但至少有了一些概念,未來再學習就不會覺得那樣難以進入了。

在長文件的排版上,我著墨甚多,除了頁數、註解、索引等不能掌握的不列入教材外,其餘的層級、編號、圖片、標號等都有很深入的解說。如能好好學習,不只是報告、論文,工作上的企畫書一樣可以做的很棒!

除了長文件排版外,Word的另一大項目就是表格。早期以導盲鼠的支援度,簡單的表格製作還可以,最大的困難在於表格的閱讀,好在導盲鼠5.00版做了很大的突破,有規則的表格閱讀上已無大礙,不過若碰到有分割或合併儲存格的表格還是會錯亂。說到表格製作,早在我開發完PowerPoint教材後,接著下來開發的教材就是表格製作,不過因為先天盲的視障老師認為很難理解,所以更進階的表格製作就暫且擱置,待未來導盲鼠解決了分割合併儲存格的閱讀問題,而大家普遍能接受表格的概念後,再來教大家製作更複雜的表格。

在基本表格的製作上,我詳細的介紹不同的製作方式,盡量讓做出來的表格都能在掌控之中。在此特別提出一個我當時疏忽而來不及更正的地方,就是在文字轉表格時,按「九宮格加號」到「固定欄寬」後可以游標向下選擇「自動調整成內容大小」,這樣欄寬可以稍微調整成較合理的畫面。雖然畫面的差別不大,不過要求完美的我還是覺得有那麼一點美中不足。

合併列印也是Word的重要項目,在需要發大量郵件時,無論在書信或是信封名條上都可以很有效率的輕鬆完成,在整理東西給物品貼標籤上也很好用。有一次上課時,學生建議我教大家使用合併列印製作名片,希望藉由名片把自己的聯絡方式跟別人交換,以達到交友的目的。這是一個很好的提議,於是我補上了以「標籤」製作名片的操作方法。

有些視障者從事音樂工作,有些視障者從事按摩業,若節目單或是價目表能夠自己印製,不需要仰賴別人,省時省錢,何樂而不為呢?所以我教大家以定位點的方式來做簡易的節目表和菜單。

有許多視障者對寫程式很有興趣,想用寫程式的方式來製作網頁,進而以此為業。不過,現今社會寫部落格的風氣正蓬勃發展,沒有必要製作個人網站,若要製作大型網站牽涉到網站背後資料庫的問題,那會是一個大工程。最後只剩下中小企業、協會組織的網站可以發揮了。因此這條路未來的前景並不樂觀!一般固然可以使用FrontPage或者是Dreamweaver來製作網站,但一位微軟的老師說的好,如果你對整個網站長甚麼樣子都不了解,程式寫的再複雜也沒用。Word、Excel、PowerPoint本身可以轉變成網頁,透過Word很輕易就可以架起一個具有框架的網站。教材中,關於網站這個單元我分成二部分,一部分是最原始的網頁與網站的製作,另一部分則是透過精靈建置圖文並茂的框架網站。

這部教材是我花了非常多的心力寫作出來的,在此也要感謝張金順老師的大力協助!希望讀者能體會到我的苦心,用心學習,不要辜負我的期望,大家共同為盲用電腦以及視障者的未來前途努力打拼,如有關於本書的任何問題,歡迎多多指教,互相討論。


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